Pořízení, správa a distribuce

Pro mnoho firem je získávání, příjem a distribuce dokumentů čím dál tím složitější. GlobalScan však byl navržen právě pro tato kritická prostředí. Toto sofistikované řešení pro získávání a správu dokumentů funguje na základů posílání dokumentů v příloze e-mailových zpráv: jedinečný způsob k ulehčení toku dokumentů !

Dva k vašim službám

Distribuční systém GlobalScan sestává ze dvou částí: softwaru pro multifunkční zařízení a serveru GlobalScan. Díky přímému skenování do e-mailových schránek je tento inovativní balík synonymem pro konec zdlouhavým procedurám a maximalizaci pracovní produktivity.

Výkonné síťové skenování

Díky softwarové části GlobalScanu se z vašeho zařízení Ricoh Aficio™ stane v okamžiku výkonný síťový skener. Použitím ovládacího panelu stroje můžete skenovat dokumenty na libovolnou e-mailovou adresu. Navíc díky funci tvorby profilů pro multifunční zařízení je možné přímé skenování do složek souborového systému ve formátech PDF, TIFF nebo JPG. S kombinací ostatních vlastností stroje, jako je tisk, kopírování a faxování, nabízí GlobalScan spoustu výhod. Nejen, že takto omezíte výdaje za několik stolních skenerů, rovněž získáte systém pro zefektivnění pracovního procesu.

Digitální rozesílání dokumentů

GlobalScan server od firmy Ricoh se postará nejen o digitální směrování dokumentů. Této zachytávací a distribuční systém a přijímá naskenované dokumenty a uchovává je. Poté je upraví do tvaru e-mailových příloh a odešle elektronickou poštou. Jelikož jsou dokumenty distribuovány jako přílohy e-mailů, není zde žádná brzda produktivity. GlobalScan je rovněž velmi snadné integrovat s vaší stávající infrastrukturou bez nutnosti dalšího školení.

Přístup ke globálním seznamům adres

GlobalScan server používá služeb protokolu LDAP, pracujícího s využitím TCP/IP, který obsluhuje několik databází adres současně. Jelikož není potřeba neustále registrovat uživatele do systému, je eliminována spousta administrace při nasazení systému. Lze používat takřka neomezený počet adres vaší firemní databáze, je možno používat i několik databází současně. Přístup k adresám je jednoduchý: adresy vybíráte přímo na displeji multifunkčního zařízení.

Manuální zadávání adres

Díky softwaru pro MFP již nemusí být příjemci předem registrováni v žádném seznamu adres. Lze použít libovolnou e-mailovou adresu. Přímo na panelu stroje lze přímo zadat jednu či více adres. Adresa je odeslána současně se skenovaným dokumentem na GlobalScan server, který dokument dále pošle zamýšleným příjemcům. Rovněž zadávání předmětu zprávy a pojmenování dokumentu není žádný problém.

Bezpečnost na prvním místě

GlobalScan nabízí autentizaci uživatele v doméně NT přímo ze strany multifunkčního zařízení. Uživatel se musí před použitím skeneru přihlásit svým jménem a heslem na panelu MFP. Pro maximální bezpečnost přenosu dat GlobalScan navíc využívá maximálně bezpečný protokol SSL.