Jak by měla vypadat kancelář budoucnosti

David Mills, CEO Ricoh Europe

Ricoh Europe, Londýn, 1. dubna 2021 – Probíhající diskuse o dlouhověkosti kanceláře se blíží k poslední fázi. Víme, že její úloha se změní. Měli bychom také pochopit, že už není cesty zpět.

Údaje ukazují, že zájem o kanceláře neutichá. Poptávka po vysoce kvalitních, pohodlných a vyhovujících prostorách napříč evropskými městy zůstává silný. CBRE, největší společnost poskytující realitní služby, ve skutečnosti očekává, že pronájmy kanceláří se v roce 2021 obnoví, a opětovně se potvrdí klíčová úloha, kterou kancelář sehraje ve smíšením pracovním prostředí.

Odložme tedy debatu o důležitosti kanceláře a věnujme se zajímavějšímu tématu – jak přesně by měla vypadat kancelář v budoucnosti?

Musí vytěžit co nejvíce z technologických investic

Celý svět podnikání si je hluboce vědom toho, že pandemie urychlila úsilí o digitální transformaci, více než mohl kdokoliv předpovědět.

Je pravda, že ze začátku bylo pro většinu těžké přizpůsobit se. Ale mnoho sektorů nyní pocítilo na pracovišti sílu digitálních nástrojů. Někteří si dokonce poprvé osvojili dokumentové řešení na bázi cloudu, například Google Drive nebo Office 365. To se nemusí zdát obzvlášť přelomové pro podniky, které jsou na své digitální cestě značně napřed. Je to však obrovský posun pro chod společností, které jsou ještě na jejím začátku.

Nemělo by to ale zůstat jen při tom. Skutečná síla těchto programů se ukáže, když je integrujete do kancelářského prostoru prostřednictvím zařízení, jako jsou inteligentní tiskárny a tablety.

Kancelář budoucnosti by měla být jednoduchým místem, kde jsou informace okamžitě přístupné a pracovní procesy dokumentů automatizované, ať už jsou zaměstnanci kdekoli. Biometrické nástroje reagující na dlaň a otisky prstů by mohly být klíčem pro bezkontaktní tisk na multifunkčních tiskárnách s podporou cloudu. Nejenže to zajistí vyšší bezpečnost informací, ale také to ušetří mnoho času tím, že konverze z papírové do digitální formy bude jednodušší než kdykoliv předtím.

Fyzické prostory by měly být inteligentní a intuitivní
Větší společnosti s rozsáhlejšími kancelářskými prostorami už můžou mít zkušenosti s nástroji pro postupy práce na bázi cloudu. Možná ale ještě nezjistili, co jim mohou nabídnout řešení pro správu pracovišť.

I když myšlenka umisťovat digitální displeje nad kávovar se může na první pohled jevit zvláštně, vliv na interní komunikaci nelze podceňovat. Digitální displeje jsou interaktivním a dynamickým způsobem, kterým se dá okamžitě upozornit na nové zprávy. Pokud se vám někdy stalo, že se vám s kolegou překrývaly rezervace místností, pochopíte, proč je slušný integrovaný software na rezervaci místností nevyhnutelný i pro snížení frustrace zaměstnanců.

Ale proč zůstávat jen u toho? Nástroje jako RICOH Spaces, cloudová platforma pro vylepšení pracoviště, můžou vaše pracoviště, od rezervací stolů až po hledání cest, změnit na digitální. Tyto nástroje mají taktéž dostatečný prostor pro to, aby se v budoucnosti vyvíjely. Dočkáme se jednoho dne toho, že u vstupu do místnosti budeme využívat technologii rozpoznávání tváře? To ukáže jen čas.

Prostředí musí podporovat spolupráci, a to bezpečným způsobem

Pro mnohé společnosti je v současnosti standardem používat při práci na dálku nástroje na spolupráci. Ale pro společnosti, které chtějí zlepšit týmovou práci a kreativitu, je potřebné tyto nástroje integrovat i v rozmezí čtyř stěn kanceláře.

Video, hlasové a zobrazovací nástroje, jako jsou interaktivní tabule, jsou při vytváření plynulého digitálního pracovního zážitku značně vepředu, což umožňuje jednoduché sdílení skvělých nápadů mezi pracovišti, domácími kancelářemi a jakýmikoli jinými místy, kde se zaměstnanci rozhodnou pracovat. Toto je základem našich řešení Smart Collaboration Rooms a Reactiv SUITE. Jednoho dne se dokonce můžeme dočkat toho, že tyto nástroje se rozšíří o přenos pomocí hologramů.

I přes tento lákavý futuristický pohled, zabezpečení bezpečných prostor pro práci bude vždy nevyhnutelným předpokladem každé kanceláře. Například dálkové a bezkontaktní termovizní kamery mají ve světě během pandemie COVID-19 nový význam. Můžou pomoct společnostem lépe zvládnout riziko kooperativního prostředí a ochránit zdraví zaměstnanců identifikací těch, kteří můžou být nemocní.

Nezapomeňte vybírat a investovat s rozumem

Klíčem k vybudování ideální kanceláře budoucnosti je investice do řešení, která maximalizují produktivitu a zároveň minimalizují mrhání místem. Souvisí to i s vytvořením prostoru pro vzrušující inovace, které může budoucnost přinést. Ale jak se to ve skutečnosti vyvine, bude záviset na množství různých faktorů, včetně obchodního sektoru a velikosti společnosti, ale i na tom, jakou digitální úroveň společnost už má.

V případě kanceláře budoucnosti neexistují univerzální řešení, ale udělat to správně je rozhodující, abychom zaměstnancům umožnili pracovat co nejlépe, ať jsou kdekoli.

Klikněte sem a zjistěte, jak může společnost Ricoh urychlit vaši digitální transformaci, vyřešit problémy s kapacitou kanceláří a zajistit bezpečnost vašeho pracoviště.

Zdroj: David Mills, CEO Ricoh Europe, LinkedIn