Jak získat z digitalizace maximum a zjednodušit si práci

Republic, Praha, 17. prosinec 2021 - Digitalizace je v současnosti skloňována ze všech stran jako ten nejlepší prostředek pro optimalizaci práce s dokumenty. Faktury, smlouvy nebo doklady o nákupu jsou nejčastější dokumenty, které proudí každou organizací na trhu a zaměstnávají přitom jednotky, desítky nebo klidně i stovky lidí při práci s nimi.

Nejsou to však samotné dokumenty, které by zdržovaly a prodražovaly zpracování jakékoliv činnosti uvnitř organizace. Navíc je jejich existence dána zákonem, musí vzniknout, jako doklad o určité transakci nebo stvrzení vzniklé dohody.

Problém není dokument, ale práce s ním

Manipulace, tedy oběh dokumentů, jejich evidence, připomínky, schvalování, a nakonec i archivace jsou činnosti, které hladově konzumují čas každého zaměstnance. Všechny tyto procesy navíc vyžadují spolupráci několika osob, často vzdálených od svého tradičního místa v kanceláři, neboť dnes je kanceláří v podstatě jakékoliv místo na zemi se signálem k internetu.

Pokud chceme použít digitalizaci ke zjednodušení práce, musíme nejdříve zkrotit procesy, které se za tou prací skrývají. Řešení Docuware společnosti RICOH Czech Republic obsahuje už v základní verzi všechny nejdůležitější funkce pro zpracování, evidenci, a hlavně práci s dokumenty napříč všemi odděleními ve společnosti.

Ricoh Docuware – kliknu a mám vyřízeno

Výkonný a velmi jednoduchý software Docuware dokáže usměrnit tok dokumentů, automaticky je třídit dle jejich povahy, vytěžit všechna potřebná data a umožnit jejich rychlé vyhledání. Začít můžete s příchozími fakturami, které se automaticky zaevidují, případně uloží, kde je potřeba a rovnou vyzvou příslušného schvalovatele k jeho vyjádření. Zautomatizovat lze také evidenci různých účetních dokladů jako jsou platby za ubytování, parkování atd., které může kdokoliv z firmy pouhým vyfocením přes mobilní telefon zaslat na vybranou e-mailovou adresu a víc už se o něj nestarat. 

Zajímavá je také práce se smlouvami, kde umí Docuware kromě klasické evidence také hlídat a upozornit na jejich končící platnost. Samozřejmostí je historie všech vyjádření dotčených stran, propojení se všemi relevantními přílohami, dodatky a fakturami. Příjemnou funkcí je inteligentní vyhledávání, které díky jednoduché klávesové zkratce vyhledá jakýkoliv text označený např. ve Wordu, prohlížeči nebo zrovna otevřeném PDF souboru.

Přístup k milionu dokumentů odkudkoliv

Docuware využívají společnosti napříč celou Evropou ke zpracování milionů skenovaných nebo jinak generovaných dokumentů každý měsíc. Lze jej pořídit formou pronájmu s měsíční platbou v cloudové verzi bez nutnosti instalace a pořízení hardwaru nebo jako on-premise řešení. Více informací najdete na webu www.ricoh.cz

Záznam webináře o digitalizaci faktur