Když to ve firmě opravdu digitálně šlape

Pondělí, 20. Prosince, 2021 - Digitální transformace nás obklopuje ze všech stran. Rozvoj technologií svou rychlostí ale předbíhá naši schopnost se na ně adaptovat. Musíme jim totiž přizpůsobit interní procesy, ošetřit slabá místa a hlavně s tím vším naučit pracovat své lidi. Jaký je ale recept na úspěšnou integraci moderního přístupu k práci?

Technologii máme, ale kdo ji ovládá?

Společnost Ricoh se týmovou spoluprací zabývá již řadu let. Několik desetiletí dodává tiskové technologie, které se postupně integrovaly do chytrého systému, který řídí, co kdo kde může a nemůže tisknout či skenovat atd. Nejdůležitější na těchto systémech však byl rychle fungující servis, včetně helpdesku a konzultantů, kteří se starali, aby systém „svým“ lidem dobře sloužil.

Podobné je to i v dalších oblastech. Ať jde o rezervační systémy ovládané přes internet, vybavení zasedacích místností, automatické zpracování všech došlých faktur, smluv atd. a k tomu ještě tato data účinně ochránit před stále reálnějšími kybernetickými hrozbami. Možnosti jsou to nepřeberné, opět je ale důležité je dobře nastavit a co nejrychleji s nimi naučit pracovat všechny zaměstnance.

Věřím tomu, co vidím

V průběhu roku 2021 Ricoh ukazoval, jak je možné a hlavně příjemné takové systémy ovládat. Na akci FutureIsHere, byl zdůrazněn kontrast mezi hromadou papírů a šanonů a rychlou komunikací s jejich digitální verzí. Novinka v portfoliu, systém Docuware, předvedl schopnost naučit se nejrůznější typy vstupních dokumentů, vytěžit z nich důležité údaje a zaúkolovat dotčené osoby pro jejich schválení nebo jinou akci. V dalších vstupech byly řešeny možnosti vybavení jednacích místností a jejich integraci např. do MS Teams a v oblasti bezpečnosti proběhla ukázka, kde jsou nejzranitelnější místa a pootevřená dvířka pro nenechavé zločince.

V rámci akce NewAgeOfficeLife ukázal Ricoh v prostorách svých kanceláří výše zmíněné technologie v praxi. Nejlepší reference je totiž vlastní využití zmíněných řešení. K vidění byl unikátní systém Ricoh Spaces, který umí kromě rezervace jakéhokoliv prostoru i místa na parkování, účinně ověřit, zda zamluvený prostor někdo opravdu obsadil, v jakém stavu ho zanechal a případně sám zavolal úklidovou četu. Atraktivní bylo také stanoviště s chytrým kioskem na bázi dotykového signage systému. Existuje totiž plno pracovníků, kteří ke své práci nepotřebují počítač, přesto se i oni musí vzdělávat dle norem a získávat informace. Ideálně interaktivně a dle svých časových možností. Nejdelší návštěvy si však užilo stanoviště zaměřené na vzdělávací systém Alenka, který díky své jedinečné integraci do prostředí MS Teams posouvá práci HR oddělení a systematického vzdělávání zaměstnanců na jinou úroveň. Alenka si s vámi může i povídat, ukázat hledaný návod nebo si vás vyzkouší, jak si pamatujete nabyté vědomosti.

Kdy s tím začnete vy?

Lidé ve společnosti Ricoh řeší každý den potřeby svých klientů v oblasti moderní týmové spolupráce. Základem je roztlačit tu pomyslnou těžkopádnou lokomotivu starých postupů a uvést věci do pohybu. Začít můžete například digitalizací přijatých faktur, je to cenově nenáročné řešení s rychlým efektem. Pokračovat lze jednací místnosti, kde se každý rychle připojí a je dobře vidět i slyšet a nebo se zaměřit na rozvoj vzdělání svých lidí pomocí dostupného flexibilního cenového plánu. Inspirovat se můžete záznamy ze zmíněných akcí a webinářů.

Profesionálové z Ricoh jsou připraveni posunout fungování vaší společnosti na vyšší úroveň. Na vás je, kdy s tím Ricoh začne u vás.