Umění a věda, jak vytvořit optimální prostředí v kanceláři

Podniky po celém světě stále vyzývají své zaměstnance, aby se vrátili do kanceláře, protože si uvědomují výhody osobní spolupráce, inovací a kreativity, které přinášejí uspokojení a produktivitu. Nemluvě o finanční zátěži, kterou představují nevyužívané nebo neefektivní kancelářské prostory – z každé 1 britské libry vynaložené na nemovitost může 77 pencí připadnout na nevyužité kancelářské prostory.

Vzhledem k tomu, že docházka do kanceláří v Evropě stále dosahuje pouze 75 % úrovně před pandemií, náš nedávný výzkum ve spolupráci s Centrem pro ekonomický a obchodní výzkum zjistil, že 70 % vedoucích pracovníků firem plánuje v příštích dvou letech zmenšit své kanceláře.

Přes všeobecnou snahu optimalizovat pracoviště je však rozhodně zřejmé, že mnoho podniků se potýká s problémem určit nejlepší přístup, jak splnit očekávání zaměstnanců, měřit úspěch a neustále revidovat a rozvíjet svou strategii v závislosti na změnách obchodních požadavků.

Vedoucí pracovníci správy budov mají nyní přístup k velkému množství údajů o využití, ale je třeba je promítnout do věrohodných poznatků. Skutečnost je taková, že při vytvoření optimálních kancelářských prostor se nejedná jen o samotné fyzické prostory, ale také o to, jak tyto prostory vyhovují vyšším a vyvíjejícím se potřebám zaměstnanců nyní i v budoucnu.

Zde se dozvíte, jak mohou vedoucí pracovníci zařízení zvládnout umění optimalizace kancelářských prostor s využitím vědeckých poznatků založených na datech a zajistit tak pozitivní zkušenost na pracovišti:

1. Využijte poznatky zaměstnanců ke zdokonalení svých nemovitostí

Pro vedoucí pracovníky v oblasti zařízení je důležité přijímat rozhodnutí, která podporují flexibilní práci a cíle ESG, ale bez pochopení toho, jak vaši lidé pracují nejefektivněji, je vaše strategie nepodpoří.

Dobrým místem, kde začít, je shromažďování informací v reálném čase o tom, jak vaši lidé využívají pracovní prostory. Integrovaná řešení založená na datech, jako je Ricoh Spaces, vám mohou poskytnout informace, které potřebujete, včetně těch o využití prostor a chování zaměstnanců.

Získáním těchto zásadních poznatků budete moci vyladit své kancelářské prostory, formulovat nové zásady a přijímat rozhodnutí, která budou prospěšná pro vaše zaměstnance a firmu, a to na základě skutečných potřeb, nikoli na základě předpokladů.

2. Zůstaňte agilní

Skvělé pracoviště by se mělo umět přizpůsobit měnícím se potřebám svých zaměstnanců a zároveň poskytovat živé a konzistentní prostředí na všech místech a kontaktních bodech. Klíčem k dosažení tohoto cíle je poskytnout zaměstnancům a návštěvníkům přehled o pracovišti a jeho zdrojích v reálném čase.

Je zásadně důležité, aby si zaměstnanci mohli předem rezervovat stoly, skříňky, zasedací místnosti a místa v autech, která nejlépe vyhovují jejich potřebám pro daný den. Ať už jde například o spojení s určitými lidmi, možnost mít klidný pracovní prostor nebo potřebu spolupracovat ve velké skupině. Tento přehled dává zaměstnancům možnost plánovat si své dny tak, aby dosáhli maximální produktivity, zapojení a pocitu naplnění.

Pokud máte tento přístup, znamená to, že můžete sledovat data v průběhu času a podle potřeby je přizpůsobovat tomu, jak vaši lidé prostory využívají.

3. Maximálně využívejte chytré technologie

Chytré technologie existují proto, aby zlepšily zkušenost zaměstnanců a usnadnily jim přístup k nim. Vysoce kvalitní videokonferenční řešení umožňují týmům spolupracovat odkudkoli, kde jim to nejlépe vyhovuje, a nabízejí spravedlivé řešení pro ty, kteří se připojují na dálku.

Inovativní technologie slouží také ke zvýšení výhod, které kancelář přináší. Vezměme si jako příklad faktory prostředí: teplota i složení vzduchu mohou mít velký vliv na koncentraci a pohodlí v kanceláři. Využitím inovativních technologií, jako jsou teplotní čidla a snímače kvality vzduchu, je můžete pro své zaměstnance optimalizovat.

Pro vedoucí pracovníky správy budov, kteří musí zvážit optimální uspořádání kanceláří a prostředí, jsou chytré technologie důležitým nástrojem pro zlepšení pracovního prostředí, což může podpořit získávání a udržení talentů.