Jak automatizace rozvíjí kreativitu na pracovišti

Lisa Topliss, ředitelka oddělení řízení obchodních procesů, Ricoh Europe

Díky nástupu chatbotů s umělou inteligencí a stále dokonalejších robotických technologií si lidé často spojují automatizaci s blížícím se převzetím našich pracovních úkolů a domácího života. Ačkoli je pokrok v těchto technologiích zarážející, představa automatizace může být příliš senzacechtivá. Ve skutečnosti stojí automatizace za digitální evolucí většiny společností, které se snaží transformovat svůj provoz. Pokud jde o digitální transformaci, společnosti všech velikostí dosáhly různého stupně úspěchu a nacházejí se na této cestě ve velmi odlišných fázích. 

V současné době klesající produktivita a ekonomické tlaky zvyšují zájem o automatizaci podnikových procesů, protože společnosti se snaží optimalizovat rozpočty, zefektivnit pracovní postupy a zvýšit efektivitu v rámci celé společnosti.

Nedávný průzkum společnosti Ricoh Europe ukázal, že digitální transformace by mohla v příštích pěti letech zvýšit HDP EU a Spojeného království o 3,4 %, což odpovídá růstu 622 miliard eur. To je lákavé zvýšení produktivity v době, kdy se mnoho podniků potýká se stagnací ekonomiky a snižováním zdrojů.

Přestože zaměstnanci v drtivé většině podporují automatizaci, přičemž 69 % z nich je připraveno využívat automatizační nástroje ke snížení administrativních a nudných úkolů, je nezbytné, aby firmy do digitalizace zapojily zaměstnance. To pomůže zmírnit případné obavy z „ovládání roboty“ a ukáže výhody, které přináší.

Jak tedy mohou společnosti nejlépe zdůvodnit účel automatizace, jaký je rozdíl mezi nástroji pro workflow a automatizací procesů a jak mohou zajistit, aby zaměstnanci zůstali v centru rozhodování?

Zefektivnění činností na pracovišti

V našem světě zdánlivě okamžitých reakcí jsou manuální procesy pro zákazníky i zaměstnance velmi nepohodlné. Ruční zpracování způsobuje zbytečná zpoždění a chyby. Například účetní týmy údajně kvůli manuálním procesům špatně klasifikují každou dvacátou fakturu. Zákazníci očekávají bezvadné a rychlé služby, přičemž digitální transakce se stávají spíše očekávaným minimem než bonusem navíc. Standardizace procesů prostřednictvím automatizace pomáhá zlepšit služby zákazníkům tím, že zrychluje reakce, snižuje chybovost a zlepšuje kvalitu práce.

Zaměstnanci mezitím touží po automatizaci, aby se mohli věnovat naplňující práci, která je hnacím motorem inovací. Zpracování papírových dokumentů vyžaduje čas a trpělivost, takže zbývá méně času na kreativní projekty a řešení problémů, které jsou hnacím motorem podnikání. Náš průzkum ukázal, že 64 % evropských zaměstnanců by práce bavila více, kdyby měli čas na kreativní úkoly. Zbavení zaměstnanců těžké administrativní zátěže a únavných manuálních procesů pomáhá zvýšit jejich angažovanost a dává jim pocit většího ocenění.

Kromě zvyšování kultury práce má automatizace i jasné přínosy pro produktivitu. Manuální procesy představují pro podniky vysoké náklady na pracovní sílu a nízkou přidanou hodnotu. Nemluvě o problémech spojených s dodržováním předpisů a bezpečností fyzických dokumentů. Kromě optimalizace zdrojů a zajištění bezpečného uložení dokumentů přináší automatizace procesů také výhody pro životní prostředí, protože společnosti používají méně papíru.

Workflow versus automatizace procesů 

Transformace často probíhá v rámci celé společnosti. Někde se mohou automatizovat jednotlivé procesy, například digitalizace účtenek. Jinde se automatizují celé pracovní postupy v rámci oddělení, například celý proces nástupu do zaměstnání. Před implementací nové technologie pro digitalizaci procesu musí týmy IT pochopit jemnější detaily problému. Vyřešila by problém automatizace jednoho konkrétního pracovního postupu, nebo je ve hře širší provozní problém, který vyžaduje více technické infrastruktury?

Nástroje pro automatizaci pracovních postupů automatizují jeden proces, který začíná v jednom bodě a končí v jiném, například když personální oddělení zpracovává formulář žádosti o zaměstnání. Produkty, jako je DocuWare, umožňují automatizovat oběh dokumentů, snižují náklady na papír a umožňují společnostem rychleji získat potřebné informace. Automatizace procesů přitom funguje v rámci více pracovních postupů s více daty a kontaktními místy. Vezměme si například nástup do zaměstnání v oblasti lidských zdrojů. Jedná se o vícestupňový proces, který zahrnuje dokumenty z více míst. Automatizační platformy, jako je Axon Ivy, snižují počet kontaktních bodů v celém procesu, čímž jej zefektivňují a zrychlují.

Spolupráce s digitálním partnerem pomáhá firmám přijímat informovaná strategická rozhodnutí o transformaci a vybírat řešení, která odpovídají jejich potřebám. Ještě lepší je vybrat si partnera, který je komplexní a zajišťuje lepší sladění platforem v rámci celé společnosti.

Lidé v centru pozornosti   

Technologie sice mohou vyřešit některé neuvěřitelně složité problémy, ale nebudou úspěšné, pokud nebudou mít podporu zaměstnanců. Nedostatek konzultací a komunikace se zaměstnanci o digitální strategii firmy a výhodách, které přináší, může vést k dezinformacím a nespokojenosti. Náš průzkum odhalil silnou souvislost mezi pracovní pohodou a pocitem, že mají možnost podílet se na rozhodování na pracovišti. Zatímco 56 % evropských zaměstnanců uvedlo, že jejich práce je pro ně zdrojem spokojenosti, u těch, kteří mají pocit, že mohou ovlivňovat rozhodnutí, která se týkají jejich každodenní práce, se toto číslo zvýšilo na 67 %. 

Pro udržení důvěry bude zásadní pravidelná komunikace se zaměstnanci o zavádění nových automatizačních nástrojů. Zaměstnavatelé by měli jasně informovat o výhodách automatizace, aby zmírnili obavy a mylné představy, že automatizace způsobuje propouštění. Automatizace neznamená rušení pracovních míst, ale zvýšení efektivity zdrojů a otevření cesty k inovativnější a kreativnější práci podniků. 

Zajištění úspěšné transformace podniku

Vzhledem k tomu, že se manažeři IT snaží automatizovat nové oblasti podnikání, aby zvýšili efektivitu a produktivitu, je nezbytné integrovat plány jako součást širší obchodní strategie. Místo toho, aby se týmy IT zabývaly jednotlivými řešeními izolovaně, měly by se zaměřit na problém a začít s řešením: správná automatizační technologie bude následovat.

Aby byla zajištěna úspěšná transformace podniku, musí vedoucí pracovníci od začátku zapojit zaměstnance a jasně jim sdělit výhody, které automatizace přináší. 

Zdroj: Lisa Topliss, ředitelka oddělení správy obchodních procesů, Ricoh Europe, blog