Pět tipů, jak začít ve své firmě se systémem elektronických služeb eIDAS

Vzhledem k tomu, v jak spletité síti evropských nařízení a předpisů se musíme orientovat, určitě vaší pozornosti neunikl chystaný eIDAS.

Ať systém elektronických služeb eIDAS znáte, nebo ne, představuje skutečně fantastickou příležitost proč začít s digitalizací. Působí jako injekce na povzbuzení. Čeho se nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce vůbec týká? Vytváří nový systém pro bezpečný přeshraniční elektronický styk mezi společnostmi, občany a veřejnými orgány v Evropské unii. Je součástí úsilí Evropské komise o pokračující digitalizaci na evropském kontinentu a má ohromné výhody. Nejde jen o pomoc společnostem, aby byly pohotovější a rychlejší, zároveň ale i chrání běžné spotřebitele.

eIDAS se zaměřuje konkrétně na elektronické identifikační a důvěrné služby (jako jsou elektronické pečeti, podpisy a ověřování na webu) pro přístup k on-line službám nebo pro správu elektronických transakcí. Umožní občanům bezpečné zahraniční operace právě díky členství jejich zemí v EU. Důležitou agendu, například dokumenty potřebné pro přestěhování do jiné země, bude možné vyplnit a vyřídit online. Nebude nutné zdlouhavé papírování a jinak manuální proces bude plně digitalizován.

Evropská komise si uvědomuje, že příležitostí pro systémy v rámci společností je mnoho. Snad by se dalo říci, že pro malé a střední podniky eIDAS může znamenat rozdíl mezi “růstem a stagnací”.

Jaké tedy má systém eIDAS výhody?

Data jsou zálohována na cloudovém úložišti, transakce proto probíhají rychleji a dokumenty se neztrácejí. Výsledkem jsou nižší režijní náklady, větší rychlost a flexibilita a především vyšší zabezpečení než dosud. Elektronická identita firem i občanů umožňuje, že online transakce lze provádět bezpečně a bez problémů.

Pro společnosti, které chtějí využívat služby eIDAS, je dobré začít skenováním starších dokumentů. Přednost dejte dokumentům, které pro vás budou mít v digitalizované formě, zálohované na cloudovém úložišti, větší význam. Také si uvědomte, ve kterých oblastech vám tyto dokumenty urychlí práci. Zvažte, kde všude může technologie převzít manuální nebo rutinní práci za vás, např. digitalizovaná fakturace.

5 tipů, jak začít ve své firmě ….

• Silné zabezpečení – ochrana dat, musí být jádrem jakékoli digitalizace. Za předpokladu, že tedy převádíte své dokumenty do digitálního formátu, považujte ho za klíčové. Zabezpečení musí být alfou a omegou ve všem, co děláte.
• Společnost Gartner definuje tzv. dvourychlostní (neboli bimodální) přístup k informačním technologiím. Toto pojetí rychlého a pomalého stylu práce je dobrý způsob jak uchopit eIDAS. Ve firmě byste měli v prvé řadě inovovat a digitalizovat nové dokumenty, a přitom krok za krokem zavádět online i starší procesy a dokumenty. Jinými slovy, nedělejte všechno najednou a digitalizujte postupně!
• Abyste uspěli, je důležitá také automatizace. Způsob, jak zautomatizujete proces využití informací uložených v nové podobě, abyste z nich vytěžili maximum, dá vaší firmě konkurenční výhodu.
• Nezapomeňte na GDPR (které už skoro ťuká na dveře, platnost od 28.05.2017). Ochrana soukromí a osobních údajů vašich zákazníků je nejdůležitější. Problematika této směrnice je s eIDAS úzce spojena, proto při zacházení s daty mějte vždy na paměti ochranu dat zákazníka.
• Možná se to jeví jako samozřejmost, ale najděte si pro spolupráci v této konkrétní oblasti partnera, který má v problematice již zkušenosti. Může vám pomoci při vytváření nových procesů a přitom vás provede úskalími předpisů a nařízení Evropské unie.

Přijetím systému eIDAS získá firma prokazatelné výhody, a to v podobě nižších režijních nákladů, vyššího zabezpečení dat a větší rychlosti a flexibilnosti. Jedná se jen o malý díl z mnohem větší digitalizační skládačky, s níž přichází nový věk pro obchodní procesy a transformaci obecně.