Pro týmy zpracovávající faktury čas znamená peníze. Ruční vyplňování výdajových výkazů, zpracovávání faktur a vytváření výkazů zisků a ztrát je pracné a může vést k prodlením v platbách a pokutám poškozujícím úvěrový rating. Dalším problematickým místem je čas strávený hledáním fyzických kopií faktur nebo sledováním aktuálního postupu jejich zpracování. 

 

Automatizace omezuje drahé a časově náročné ruční procesy tím, že směruje faktury do zabezpečeného elektronického úložiště. Faktury všech možných formátů jsou automaticky zachycovány, uloženy do centralizovaného úložiště s možností vyhledávání a následně jsou dle předem naprogramovaných pracovních postupů předány příslušným kontaktním osobám se schvalovací pravomocí. Díky zefektivnění rutinních úkolů se může váš ekonomický tým věnovat strategičtější práci a spolupracovat s obchodními vedoucími na zlepšení celkové výkonnosti společnosti.

Rychlost, přesnost a spolehlivost vašeho týmu zpracovávajícího placení závazků rozhoduje o kvalitě vašich vztahů s dodavateli. Zmeškané nebo pozdní platby, chyby ve fakturách, duplicitní faktury, podvody s fakturami nebo jiné problémy v procesu zpracování plateb dodavatelům mohou poškodit vaše vztahy se stávajícími dodavateli i vaši pověst jako spolehlivého zákazníka obecně. 

 

Automatizace zpracování faktur výrazně zkracuje platební cykly. Díky tomu se dostanete do mnohem lepší vyjednávací pozice při diskusích o slevách nebo lepších platebních podmínkách. Když budou mít dodavatelé jistotu, že vás nebudou muset upomínat kvůli pozdním platbám nebo chybám ve fakturaci, získáte si jejich loajalitu a vytvoříte příležitosti k dalšímu rozvoji profitabilních vztahů s nimi.

Chyby při zpracování faktur jsou drahé a jejich náprava bývá časově náročná. Ruční zadávání údajů z faktury a předávání tištěných kopií faktur mezi týmy často vede k nepřesnostem, prodlevám v reakcích a netransparentnosti. Bez jasného a přesného přehledu se stává, že některé faktury zůstanou nezpracované, dojde ke zmeškání platby, jejímu duplicitnímu odeslání či nesprávnému zpracování.

 

Proces automatizace zpracování faktur se stará o ověření a upozorní vás na všechny nesrovnalosti, například v podobě duplicitních nebo neoprávněných faktur. Díky tomu budete moctodhalit a napravit problémy dřív, než se ještě zhorší.Centralizované úložiště s možností vyhledávání a přehled o kompletní auditní stopě umožňují vašemu týmu rychle ověřit, kdy byla faktura přijata, v jaké fázi procesu se nachází a kdo k ní přistoupil jako poslední. Tím se výrazně zkracuje časovou náročnost auditů aeliminuje většinu dotazů ze strany zaměstnanců, finančního oddělení a dodavatelů, protože všichni mají samoobslužný přístup k faktuře a ověření stavu jejího zaplacení.

V oblasti řízení peněžních toků je naprosto nezbytné mít přehled o tom, jak a kde vynakládáte peníze. Pokud nebudete mít o všem dobrý přehled, výdaje mohou růst, aniž byste si toho povšimli. Vztahy s některými dodavateli pak mohou časem přestat být ziskové bez vašeho vědomí.

 

Automatizace vám umožňuje velmi podrobně prověřovat všechny výdaje. Díky tomu pak můžete sledovat výkonnost dodavatelů a kontrolovat tvrzení dodavatelů ohledně rychlosti návratnosti investic (ROI). Efektivní a transparentní proces sledování peněžních toků vám pomáhá lépe obsluhovat dodavatele. Těm totiž poskytnete přístup na samoobslužný portál, kde si budou moct prohlédnout vlastní faktury, stav jejich zaplacení a další klíčové informace.

Pro většinu týmů zpracovávajících faktury je naprosto stěžejní mít možnost sledovat všechny obchodní transakce bez jakýchkoli nejasností a zajistit bezpečnost důvěrných informací. Dodržování takového procesu při využívání tištěných materiálů je obtížnější. Zároveň se tím ohrožuje bezpečnost potenciálně citlivých údajů.

 

Automatizacezajišťuje úplnou a řádnou dokumentaci všech obchodních transakcí. Díky tomu můžete při vykazování využít jasnou auditní stopu. Správci daně nebo externím auditorům lze během několika sekund zaslat nejen zaúčtované záznamy z kontrolovaného období, ale také e-mailovou korespondenci, dopisy nebo smlouvy, které s těmito záznamy souvisí.

 

Data před neoprávněným přístupem a manipulací chrání zabezpečovací systém využívající úrovně oprávnění uživatelů. Díky několika vrstvám šifrování pak máte jistotu, že všechny údaje zůstanou správné a důvěrné. Každá změna legislativy automaticky vede k aktualizaci softwaru cloudové služby, takže můžete zůstat v klidu.