Jak IT získává status hrdiny na pracovišti

Nathan Thomas, vedoucí produktového odděleníRDx, Ricoh Europe

Před průmyslovou revolucí se práce často prováděli v domácnosti nebo v jejím okolí, přičemž povolání, jako jsou kováři a švadleny, pracovala přímo v domácnosti nebo pod ní.  Díky novým továrnám a strojům se však pro pracovníky stalo efektivnějším shromažďovat se na jednom místě - v centru pokroku. 

Posunuli jsme se o dvě století dopředu a pandemie se ukázala být podobně významným bodem obratu v pracovních návycích. Přestože nejhorší období pandemie je za námi, nedávný průzkum naznačuje, že průměrný zaměstnanec chodí do kanceláře pouze 1,5 dne v týdnu.

Zatímco vedení společnosti se snaží co nejlépe zvládnout nové pracovní modely, IT manažeři tiše pracují v zákulisí, aby udrželi bezproblémové pracovní prostředí pro všechny. Jak ale může IT oddělení vyvážit potřeby každého, kdo přijde do kanceláře jednou za měsíc nebo pět dní v týdnu?

Spolupráce mezi odděleními

I když se může zdát, že role oddělení HR a technického vybavení je zcela oddělena od IT oddělení, ve skutečnosti všichni pracují na stejném cíli: podpoře zaměstnanců a zlepšování jejich pracovních zkušeností. Tato oddělení jsou však často izolovaná a nekomunikují, natož aby spolupracovali. 

Často se například setkáváte s tím, že HR, technické vybavení a IT oddělení prezentují strategie modernizace pracoviště odděleně. Nejen, že to vytváří napětí mezi odděleními, která soutěží o rozpočty, ale může to také způsobit další problémy, pokud jde o nábor nebo integraci s jinými systémy.  Nedávný průzkum ukázal, že 86 % zaměstnanců uvádí jako hlavní zdroj selhání na pracovišti nedostatek spolupráce nebo neefektivní komunikaci.

Aby se maximalizoval potenciál jakékoli strategie pracovní zkušenosti, musí společnosti odstranit bariéry a spolupracovat na všech návrzích, které budou mít dopad na pracoviště už od jejich vzniku.

Upřednostnění flexibility

Flexibilita je v éře hybridní práce nutností. Jednoduše se očekává schopnost okamžitě přizpůsobit osobní i virtuální spolupráci. Dokonce i základní věci, jako je zajištění toho, aby si zaměstnanci mohli rezervovat nebo zrušit stůl na poslední chvíli, registrace parkování v aplikaci a nalezení cesty po budově, se mohou stát zbytečnými překážkami, které odrazují zaměstnance od návratu do kanceláře, pokud jsou příliš složité, nepřístupné nebo neuplatňují dobré zásady uživatelského prostředí. 

Jednoduše řečeno, je třeba zavést správné technologie, aby zaměstnanci mohli dělat svou práci rychle, efektivně a účinně, ať jsou kdekoli. Stejně tak musí být technologie všudypřítomné, aby zaměstnanci pracující z domova nebyli znevýhodněni ve srovnání se zaměstnanci v kanceláři. 

Kromě toho se firmy musí odklonit od digitalizace pro ně samotné. Pokud je proces neefektivní, bude tomu tak i po digitalizaci. Hlavním cílem by vždy mělo být zaměření na zlepšování orientované na zaměstnance. Nutnost používat jednu aplikaci k rezervaci stolu, další k rezervaci pokoje a další k přihlášení hosta se rychle stává zdrojem frustrace pro zaměstnance. 

Místo toho musí IT manažeři najít řešení, která nabízejí bezproblémové pracovní prostředí, které upřednostňuje flexibilitu. Například skutečně propojené platformy pro zlepšování pracoviště, jako je RICOH Spaces, mohou zaměstnancům poskytnout kompletní sadu nástrojů, která podporuje správu stolů a návštěv, správu místností a požadavky na služby prostřednictvím jediné mobilní aplikace. Tyto technologie dávají zaměstnancům pracoviště na dosah ruky a umožňují bezproblémový přechod zpět do kanceláře.

Využití znalostí pro plánování

Přístup zaměřený na lidi na pracovišti je velmi důležitý. Bez přehledu o tom, jak zaměstnanci využívají pracoviště, budou všechny strategie k jeho zlepšení nedostatečné. 

Sběr těchto údajů však nemusí být složitý proces. Integrované technologické platformy mohou opět pomoci tím, že podnikům poskytnou přehled o tom, které zasedací místnosti a stoly jsou nejméně využívány, vyhodnotí, jak často jednotlivci přicházejí do kanceláře, nebo ukážou, zda je zapotřebí více prostoru pro spolupráci, aby se přizpůsobily potřebám zaměstnanců. 

S jednou integrovanou platformou mohou office manažeři lépe porozumět chování zaměstnanců a odpovídajícím způsobem přizpůsobit zařízení zaměstnanců. Tyto nástroje mohou také předvídat chování, jako jsou nejrušnější dny v kanceláři, a zvýraznit, kde může být třeba nabídnout alternativní opatření. 

Tyto poznatky mohou být neocenitelné při vývoji strategií pro další zlepšení pracovního prostředí. Obecněji řečeno, navrhováním pracovních prostorů, které jsou přizpůsobeny potřebám zaměstnanců, společnosti maximalizují produktivitu zaměstnanců, podporují růst a přitahují a udržují talenty.

Výhled do budoucna

V konečném důsledku je role IT při vytváření bezproblémového pracovního prostředí důležitější než kdy jindy. K tomu musí IT manažeři překonat problémy s interní komunikací a spolupracovat s dalšími klíčovými manažery s rozhodovací pravomocí. Jakákoli zavedená řešení musí být zaměřena na lidi. Jednoduše řečeno, nejlepší návrhy na zlepšení zkušeností na pracovišti by se měly vyvíjet s ohledem na jednotlivce - bez ohledu na to, kde se nacházejí.  

Jak ukazuje historie, náš vztah ke kanceláři se neustále vyvíjí. Aby si IT manažeři udrželi náskok a neustále zlepšovali pracovní prostředí, musí zavést flexibilní reakci založenou na spolupráci a datech. RICOH Spaces je ideální technologická platforma pro zlepšení pracovního prostředí. Zároveň je to spolehlivé opatření, které zajistí, že si IT udrží status hrdiny. 

Chcete-li se dozvědět více o RICOH Spaces, klikněte zde.