Fakturační služby

Fakturační služby společnosti Ricoh zavádějí efektivní sledovatelné účetní postupy v celé organizaci, čímž pomáhají zkvalitnit účtování. 

Naše služba vám může pomoci:

• Snížit náklady na energii, papír a poštovní služby přechodem na elektronickou fakturaci
• Ušetřit čas zjednodušením ručních postupů a zrychlením zpracování faktur
• Zvýšit produktivitu převedením uvolněných pracovníků na jiné oblasti podnikání
• Vylepšit cashflow díky jasnému přehledu finančních prostředků, které mají být přijaty a vydány
• Podpořit zásady ochrany životního prostředí fakturací bez použití tištěných dokumentů
• Zlepšit zabezpečení dokumentů snížením rizika spojeného s fyzickou přepravou a uchováváním

• Doručování vydaných faktur prostřednictvím digitálních nebo tiskových kanálů
• Přechod od tištěných faktur na digitální rychlostí vyhovující klientům
• Automatické formátování, třídění a doručování faktur v preferovaném formátu

• Zpracování všech přijatých faktur z více kanálů, od výtisků a e-mailů po přenosy elektronických souborů
• Převod všech e-mailů do digitálního formátu a import do aplikace ERP ve formě elektronických faktur

Řešení společnosti Ricoh přineslo 63% nárůst efektivity

Řešení pro zpracování digitálních faktur společnosti Ricoh pomohlo dodavateli technického vybavení získat kontrolu nad svým mezinárodním dodavatelským řetězcem. Automatický systém zjednodušil ověřování a schvalování faktur a zkrátil dobu zpracování dodavatelských faktur.

Ruční systém využívající tištěné dokumenty, který tento dodavatel technického vybavení používal ke zpracování dodavatelských faktur, byl neefektivní a časově náročný. Společnost potřebovala efektivnější řešení zpracování faktur, které automatizuje ruční systémy, zjednoduší proces schvalování a zajistí včasnou úhradu dodavatelských faktur bez manipulace s tištěnými dokumenty.

Po důkladném seznámení s obchodními potřebami a požadavky zákazníka byla společnost Ricoh schopna stávající proces přepracovat. Zavedli jsme inteligentní digitální řešení automatizace schvalování faktur poskytující přesné finanční informace v reálném čase, které jsme začlenili přímo do stávajících systémů společnosti.

Fakturační služby ušetří výrobci sportovního oblečení 3 miliony eur ročně

Zákazník společnosti Ricoh, známý výrobce sportovního oblečení, vydával ročně 4 miliony eur na distribuci tištěných faktur a výpisů.

Fakturaci spravovalo centrální fakturační oddělení společnosti, kde se každodenně tiskly doklady, vkládaly do obálek, třídily podle zemí a odesílaly. Jiné transakční dokumenty, jako jsou výpisy a potvrzení objednávek, se připravovaly měsíčně.

Jakmile si vedení firmy uvědomilo, že jsou stávající procesy neefektivní a do značné míry závislé na ručním zpracování, požádalo společnost Ricoh o spravovanou službu, která zjednoduší administrativu a sníží provozní náklady.

Výrobce sportovního oblečení nyní využívá outsourcing fakturace prostřednictvím společnosti Ricoh. Transakční data generovaná systémem správy objednávek se nyní zpracovávají ve společnosti Ricoh a slouží k vytváření elektronických faktur. V závislosti na preferencích jednotlivých koncových zákazníků se pak faktury nahrávají na webový portál, aby se daly zobrazovat online, nebo tisknou a odesílají konvenčními prostředky.

Firma již převedla na elektronickou fakturaci téměř 80 % zákazníků. Tento postup šetří 3 miliony eur ročně a přizpůsobuje interní procesy ekologickým zásadám firmy.