Správa dokumentů

Ať jste malá firma nebo expandující nadnárodní společnost, způsob správy dokumentů přímo ovlivňuje efektivitu vašich činností.

Služba Document Governance (Správa dokumentů) od společnosti Ricoh vám pomůže převzít kontrolu nad správou a sledováním vašeho dokumentového prostředí. Nabízíme integrovanou škálovatelnou sadu aplikací a nástrojů, které společně zjednodušují procesy zpracování dokumentů.

Kromě splnění požadavků na bezpečnost, udržitelnost a dodržování předpisů dosáhli zákazníci po implementaci našeho řešení až 40% úspor přímých provozních nákladů.

Naše služba zlepší vaše procesy pro práci s dokumenty:

Sledování využití vašich zařízení
Správa uživatelského přístupu a využití tiskáren pomocí kvót a ověřování přístupu
Lepší zabezpečení dokumentů pomocí robustního ověřování uživatelů
Přesné výkazy umožňující vám plnit zákony a předpisy
Zvýšená efektivita díky převodu papírových dokumentů do digitální formy, v níž je lze rychle elektronicky rozesílat
Zlepšení produktivity byznysu při zpracování osobních dokumentů.

To vše prostřednictvím intuitivního uživatelského rozhraní, které umožňuje správu procesů a všech zařízení v síti pomocí nástroje s jediným oknem.

Vlastnosti a výhody

Správa dokumentů od společnosti Ricoh je škálovatelná a lze ji přizpůsobit vašemu prostředí. Poskytujeme kompletní podporu ve všech fázích a pomůžeme monitorovat vaše procesy a aktualizovat je, kdykoli se vaše potřeby změní.

Naše integrovaná sada pro správu vám pomůže:

Snížit provozní náklady

Maximální efektivita zakázek díky univerzální sadě aplikací od jediného dodavatele
Kvóty zajišťující maximální využití zařízení a cenově nejvýhodnější uspořádání
Snížení provozních nákladů a úspora času administrátorů IT díky jednodušší správě, monitorování a řízení
Větší efektivita práce zaměstnanců díky jednotnému uživatelskému rozhraní
Zlepšení procesů
Zlepšení celofiremního přístupu k dokumentům a workflow díky jednoduššímu skenování dokumentů zaměstnanci a jejich digitální distribuci
Větší přesnost a lepší spolupráce a produktivita díky rychlé dostupnosti informací

Chránit citlivé dokumenty

Ochrana důvěrných dokumentů před neoprávněným přístupem, která omezuje výstup pouze na vlastníky dokumentu
Sloučení rizikových papírových dokumentů do zabezpečených digitálních nástrojů

Zjednodušit komplexní problematiku dodržování předpisů

Zavedení dobře dokumentovaných a konzistentních procesů
Přesné a komplexní sledování umožňující doložení souladu s předpisy
Protokol o aktivitách uživatelů pro účely auditu

Související služby

Správa kontraktů

Díky našemu bezpečnému řešení se snadným vyhledáváním budete mít správu kontraktů vždy plně ve svých rukou.
Logistika

Snižte náklady a zlepšete cash flow díky centralizované správě logistiky.
Zákaznické služby

Zrychlete workflow a zvyšte produktivitu zaměstnanců díky rychlé a přesné správě záznamů o lidských zdrojích.
Záznamy vozového parku

Bezpečný elektronický archiv se snadnou správou zjednodušující dohled nad záznamy o vašem vozovém parku.
Výdaje

Dejte správě svých výdajů novou podobu pomocí jejich rychlého a přesného elektronického zpracování.
Správa pohledávek – archivace

Zlepšete služby zákazníkům díky rychlé a centralizované archivaci faktur se snadnou dostupností
Závazky

Snadno implementovatelné řešení, které automatizuje zpracování faktur, schvalování, platby a archivaci úkonů.